Esittäjän tehtävä on auttaa kuulijaa ymmärtämään mikä on merkityksellistä

Kerron sinulle tällä sivulla muutamia vaikuttavan esitysaineiston valmistamisessa tärkeinä pitämiäni asioita. Jos sinua kiinnostaa kehittyä todelliseksi esitysaineistojen valmistamisen mestariksi, niin suosittelen osallistumaan Vaikuttavan esitysaineiston maagisen kaavan -työpajoihini tai hankkimaan 100 Vinkkiä vaikuttamiseen -verkkokurssini niin saat enemmän tietoa keinoista, jolla esityksiisi saadaan positiivista potkua ja vaikuttavuutta sekä dioihin särmää. Molemmat löydät verkkokaupastani www.vaikutaoikein.fi.

Pohdi aluksi aihettasi ilman tietokonetta

Aloittaessasi valmistelemaan esitysaineistoa pitäisi ensin pohtia miksi koko esitys on tärkeä sinulle ja mitä merkityksellistä voit kuulijoillesi antaa. Mitä kuulijasi hyötyvät kun antavat sinulle aikaansa? Entä mitä haluat esityksen jälkeen tapahtuvan? Kun onnistut perustelemaan itsellesi että esitys on tärkeä niin sinulle kuin kuulijoillesikin, sinun on helppoa varata aikaa esityksen valmistamiseen.  

Erinomainen esitysaineisto on sinulle puhujana tuki, muistutus tärkeimmistä pointeista. Kuulijallesi esitysaineisto kiteyttää oleellisimman viestisi ja helpottaa ymmärtämään asiasi ydinpointteja ja inspiroi kuuntelemaan sinua klikkiotsikoiden tavoin. 

Keskity siis suunnittelemaan TUKImateriaalia LUKImateriaalin sijaan. Parhaiten tämä onnistuu kun lähdet rakentamaan esityksen sivuja yhden uutisen taktiikalla. Etsi PowerPointista muistiinpano-näkymä, jossa voit sitten helposti kirjoittaa tuon uutisesi, eli yhden sivulle nostetun asian auki kokonaisin lausein. Kirjoita teksti niin että ajattelet kuulijasi lukevan sen. Kun sitten koko esitys on rakennettu samalla tavalla, voit antaa koko materiaalisi kuulijoille PDF-tiedostona, jossa näkyy sekä esitysdiat että muistiinpanonäkymä. Näin saat tehtyä erinomaisen tuki- ja lukimateriaalin samalla kerralla ja aineisto palvelee myös niitä henkilöitä, jotka eivät kuulleet esitystäsi. Aineiston valmistumisen jälkeen voit tallentaa esityksestä toisen version josta sitten poistat tekstit ja jätät muistiinpanoalueeseen vain 4 muistisanaa. Näin saat sanat näkyville esittäjänäkymään isolla fonttikoolla ja voit olla rauhassa esittäessäsi asiaasi.

Esitysaineiston tulee olla selkeä, jotta sen tärkeimmät viestit ja numerot näkyvät vaivattomasti myös takapenkkiläisille. Mitä enemmän kirjoitat dioille tekstiä, sitä todennäköisempää on että luet niitä esiintyessäsi. Jos dialla on vain tärkein pointti, saat vapaasti kertoa pointistasi kuulijoille. Kun käsittelet yhden pointin per sivu jää sinulle hyvin tilaa käyttää suuria fontteja ja selkeitä kuvia. Tärkeää on ettei tekstitulva täytä diaasi. Eli rehellisyyden nimissä: jos et sinä löydä omista jutuistasi tärkeimpiä kiteytyksiä niin kuinka voit luulla että kuulijasi pystyy ymmärtämään mikä on oleellista?

Esitysaineistoja katsotaan nykyisin myös kännykästä, joten paras tapa varmistaa että diasi on riittävän selkeitä on tarkastella esitys omasta puhelimesta. Kun näät jokaisen sivun tärkeimmät asiat ilman että siristät silmiäsi olet onnistunut! Esityksessä voi olla paljon tai vähän dioja ja se voi silti kestää saman aikaa, eli älä pelkää diojen määrää. On parempi pitää kuulijat hereillä vaihtamalla dia usein, kuin uuvuttamalla heidät tuijottaen yhtä tiukkaan ahdettua näkymää.

Oleellista on käydä esitys lävitse lukemalla muistiinpanoalueen tekstit vaikkapa puhelimen sanelimeen, jotta saat tietää minkä pituinen esityksesi on.  Luettuasi esityksen nauhalle on sitä helppo harjoitella kuuntelemalla. Näin lauseet tarrautuvat alitajuntaasi ja lopulta esiintyessäsi huomaat puhuvasti rennosti juuri parhain mahdollisin sanakääntein, sillä aivosi ovat laiskat ja hyödyntävät kaiken mitä olet sinne aikaisemmin ohjelmoinnut. 

Esityksessä käsiteltävät asiat kannattaa erottaa toisistaan välisivuilla. Välisivu on kuin tuulilasinpyyhkijä, joka mahdollistaa kuulijalle siirtymisen seuraavaan asiaan. Välisivulla oleva teksti on ylätason otsikko seuraavien diojen asialle.

Unohda viimeisestä diasta sana kiitos, sillä viimeiseksi näkyville jäävä dia voi parhaimmillaan olla näkyvillä pitkään jos ja kun esitys herättää keskustelua. Hyödynnä viimeistä diaa herättämään kuulijat toimintaan tai muistuta kuulijoita tärkeimmästä sanomastasi, hokemasta joka tulisi jäädä kaikille kuulijoille mieleen. Kerron erinomaisen Hokeman kehittämisestä seuraavissa vinkkiviesteissäni…   

Inspiraatiota esitysten tekemiseen!